使い続けるか入れ替えるか？変わるグループウェアの選定基準

1990年代に日本の企業にグループウェアが普及し始めてから10数年。グループウェアはその機能はもちろん、システム利用形態やアクセス方法まで大きな進化を遂げてきました。従来、自社内にサーバーを設置して利用（オンプレミス）するのが主流でしたが、クラウドサービスの登場によりグループウェアにも「所有」から「利用」への波が押し寄せています。また、インスタントメッセージングやSNSなどの新たなコミュニケーションツールもグループウェアの標準機能として各社が提供し始め、スマートフォン対応も加速しています。
この大きな環境変化に対して、グループウェアを導入・活用している企業は、現状のシステムをどのようにしていくのか、解決策を模索しています。
そこで、リコーの考えるグループウェア選定の基準をその背景とともに紹介します。

日本国内においてグループウェアの導入が早かった金融業や大手製造業を中心に、導入から10年を超える企業が4割近くを占めるようになりました。特に1990年代に2強であったLotus Notes/DominoとMicrosoft Exchangeのユーザーでその傾向が顕著で、今後も使い続けるか、他のプラットフォームに移行するか迷われている企業も多いようです。

「脱Notes」という言葉も耳にしますが、Notesユーザーだけが突出して移行を検討しているわけではなく、導入からの利用年数が長い製品のユーザーが移行を検討する傾向が高いという調査結果が出ています。Notesは導入社数が多いためNotes離れが加速しているように映りますが、さまざまな環境変化により、Notesユーザーに限らず多くの企業がより最適なグループウェアを探し始めています。

では、現在使用しているグループウェアの課題が何で、また移行を迷う理由は何でしょうか。

課題1：メール容量増大によるサーバー維持管理コストの増大
メールサーバーの肥大化が止まらず、サーバー群の維持管理コストの増大にお悩みのシステム管理者の方も多いと思います。サーバーダウンが心配で冗長性も考えると膨大なサーバー容量が必要になるので、それを回避するためにメール保存容量を100MB程度に制限したり、送受信メールの添付ファイルにサイズ制限をかけている企業も少なくありません。しかし、電子メールの容量制限は利用者にとっては不便なものです。
近年、企業向けの安価なメールサービスが登場し、例えばGoogle.AppsのGmailは１アカウントあたり25GBのメール保存容量を年額6,000円で提供しています。メールサービスにお金をかける時代ではなくなってきていることもあり、情報系システムの中でも「電子メール」だけを切り出してシステム移行を検討する企業も増えています。

課題2：システム運用管理負荷の増大
メールを中心にサーバー台数が増えると、自社でサーバーを保有し運用する負荷が大きくなります。一方でシステム管理者は、少人数で多くのシステムの面倒をみているのが実情です。現時点で自社にサーバーを設置して運用している企業も、将来は自社運用ではなくクラウドに代表される社外サービスを利用したいと考える傾向が高まりつつあります。
クラウドサービスの登場により、グループウェアにおいても「所有」から「利用」へ利用形態をシフトさせてシステム運用負荷を軽減したいというニーズが高まってくると考えられます。

課題3：新たな機能要求への対応
営業力強化のためのスマートフォン対応やユニファイドコミュニケーションを実現するWeb会議システム、国際化へ対応するための多言語対応などをグループウェアに求める企業が増えてきました。それらの新たな機能を実現するにあたり、現行のグループウェアではなく他の新しいプラットフォームに移行した方が実現し易い場合があります。
企業も新たな可能性を求めてグループウェアの入れ替えを行い、厳しい競争環境での生き残りをかけているのかもしれません。

上記のような課題から、グループウェアの移行を検討する企業が増えていますが、一方で、

• 既存のグループウェアでできていたこと（機能・セキュリティ等）が、移行したらできなくなる恐れがある
• 既存のグループウェア資産の移行が難しい（移行コストが膨大）

といった理由から移行を躊躇する企業も多いのが事実です。
グループウェアの移行を検討する際に、どういった点に留意して製品やサービスを選択すればいいのか、また、そもそも移行を検討する前に考慮しなければいけないことが何かを考えてみましょう。

（1）オンプレミス（自社保有）かクラウドサービスか
最初にオンプレミスかクラウドサービスかを検討し、製品やサービス選択の軸を定めます。
＜オンプレミス（自社保有）をお勧め＞

• セキュリティポリシーがシビアである
• グループウェアと基幹システム等を連携している（システムの自由度を確保したい）
• ネットワーク障害対応などを含め、システムの高可用性が求められる

＜クラウドサービスをお勧め＞

• 自社にシステムを所有せず、運用管理負荷を軽減したい
• IT投資予算を平準化し、資産のオフバランス化を図りたい
• 常に最新バージョン・最新機能を使いたい（自社でのマイグレーション不要）
• 企業統合などの環境変化に柔軟に対応でき、サービスインを迅速に行いたい

オンプレミスかクラウドサービスかは上記のようなそれぞれの特性を考慮して選択することをお勧めします。特にクラウドサービスの多くはマルチテナント型であり、社外にデータを置くことや他ユーザーの障害が自社に影響するリスクなど、ガバナンス面を十分に検討する必要があります。

（2）オンプレミス（自社保有）の製品選択のポイント
オンプレミスでは、自社業務に合わせて利用（カスタマイズ／個別開発）でき業務効率化を図れるタイプの製品と、本質的に必要な機能のみを低コストで利用するタイプの製品のどちらにするかを見極めます。

A)	基本機能だけでなく、ワークフローなど自社に合わせて業務効率化に役立てたい
	例）	Lotus Notes/Domino Microsoft Exchange/Microsoft SharePoint Server（MOSS）
B)	電子メール／カレンダー／掲示板等をパッケージに合わせて安価に利用したい
	例）	desknet's、サイボウズ

（3）クラウドサービスの製品選択のポイント
一般的にクラウドサービスはオンプレミスに比べてコスト面で優位性があると考えられていますが、ホスティングやハウジングと異なり完全に外部業者に委ねることになります。ガバナンス上問題が無いか十分な検討が必要です。

A)	セキュリティレベルの高いデータを扱う 基幹業務に密着した利用をしたい カスタマイズ、個別開発が可能なサービスを利用したい
	例）	RICOH Cloud for Lotus Notes/Domino* Force.com *RICOH Cloud for Lotus Notes/Dominoはプライベートクラウド製品です。
B)	電子メールやカレンダー、文書管理など標準機能を安価に利用したい
	例）	Lotus Live、Google.Apps、Applitus、Business Productivity Online Standard Suite（BPOS)

（4）他グループウェアへの移行を検討する前に
グループウェアのマイグレーション時期が近づくと、他のグループウェアへの移行を検討する企業が多いのは事実です。しかし、移行したい理由は何か（コスト？運用管理負荷？クラウドが流行っているから？）、具体的にどうしたいのかをまずは明確にすることが大切です。そしてそれらの要件をクリアできるのかを、機能・データ移行・運用管理負荷・コスト面などから慎重に検討する必要があります。特に、

• これまでできていたことが実現できなくなる、コンテンツが移行できない、アクセス制御が再現できないといったことが起こらないか。起こった場合の対応はどうするのか。
• 管理するミドルウェアと必要となるサーバー台数は？それらの管理負荷が大きくならないか。

といった点で注意が必要です。
実際に、他のグループウェアに移行したが、サービスレベルが低下する、完全移行ができず並行運用をせざるを得ない、結果的にTCOが増大してしまったというケースもあります。移行するかどうかを十分に検討した結果、現行のグループウェアを使い続ける／マイグレーションする、と判断したケースももちろんあります。
使い続けるか他のグループウェアへ移行するか、移行する場合はどの製品を選ぶかについては、ノウハウを持つ専門部隊も交えて慎重に検討することをお勧めします。

リコーは、10数年に渡りNotesを使い続けてきました。その中で失敗も含め多くのことを経験したノウハウがあります。かつてNotesで実現していたことをWebベースのシステムへ移行した経験もあります。また、リコーは長年マルチベンダーとしてお客様のニーズに合ったグループウェアをご提供してきました。Lotus Notes/Dominoはもちろん、Microsoft Exchange、desknet’s、Google.Appsなど、グループウェアに関するご相談窓口としてリコーをお役立てください。

＊記載されている会社名及び製品名は各社の商標または登録商標です。