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文書管理とは、組織体の維持発展のために必要な文書を、その組織体のものとして必要に応じ即座に利用できるように組織的に整理保管し、さらには廃棄するに至る一連の管理活動である。私達はこのように定義しています。この定義は、国際規格であるISO15489(JIS×0902)にも合致しています。

以下のような場面に心当たりがある組織には、文書管理が必要です。

1. ファイルサーバーの容量が増える一方だ
2. 新年にむけてオフィスの書類の山を整理しても、1年後にはまた書類の山ができている
3. 組織改変で資料の整理をしていたら、机の引き出しから旧組織で管理していた書類が出てきたが、どのように扱ったらいいのかわからない

いかがでしょうか。もし、一つでも心当たりがある場合は、"文書管理とは"ということに興味を持っていただきたいと思います。

財務報告に係る内部統制の整備はどの企業にとっても、全く経験したことのない分野だ。
内部統制整備プロジェクトを立ち上げ、2009年3月初の内部統制報告書の提出に向け、順調に取り組みを進めているわかもと製薬の事例を紹介する。

内部統制の評価フェーズでは、内部統制が有効に設計されているかを評価する「整備状況の有効性の評価」と、設計された内部統制が有効に運用されているかを評価する「運用状況の有効性の評価」の2段階で評価を行うことが求められています。
「SOX+ Design Test －整備状況評価オプション－」とは、整備状況評価の支援する機能を持つ、iGrafx FlowCharter SOX+の追加オプションです。
iGrafxで作成した文書の内容を基に評価表として出力することができるため、矛盾がなく、効率的に評価結果を作成することができます。

文書化の作業は大変煩雑でボリュームも多く、内部統制の対応整備では一番頭の痛いところです。それゆえに、文書化作業に目処が立つと、達成感とともに、文書化作業がすべて完了したと思われがちです。文書管理について長年取り組んできた者として、このことに危惧を抱いています。

従来、業務フローをしっかり作っている組織というのは、非常に少ないです。これはＩＴ導入や業務改革のコンサルティングの仕事でも経験済みのことで、「貴社の業務フローを拝見させてください」とお願いして、「これです」と出てきたケースは稀です。また、あっても何年も更新されていなかったり、単なるシステムフローであったりということも多くありました。こうした状況ですから、今回要求されている業務フローは、殆どの会社で一から起こさないといけないということになります。

iGrafx FlowCharter SOX+ は、内部統制における業務プロセス文書化作業を支援するツールです。iGrafx FlowCharter SOX+ を利用すれば、業務の可視化とリスクとコントロールの評価を実践することができ、そして、業務記述書とリスクコントロールマトリクス（RCM）といった業務プロセス文書を簡単に作成することができます。

業務の可視化の効用

内部統制整備での文書管理

日本版SOX法対応プロジェクトを成功に導くにはどうしたら良いでしょうか？私どもが、まずお話しているのは、「取り組む姿勢、考え方が非常に重要である」ということです。
「お金はかかっても良い、外部に作業を頼んで、社内の負荷はかけないようにしたい」とおっしゃるケースがあります。いわば、外部へ請負作業のごとく丸投げして、監査対応しようということです。もし、そのようにお考えであれば、これは失敗への第一歩になりかねません。

事例

"UTOPIA"とは、「職場改善実践活動」のことで、その狙いは『ムリ・ムダ・ムラ』を徹底的に追求排除し、最も効率の良いやり方に変革することにより、高収益生産体制の実現を図るという活動のことです。
UTOPIAは、リコーグループの主要生産関連会社の一つ『リコーユニテクノ株式会社』が自社の生産現場改革の経験をもとに、お客様の生産現場の改善活動をご支援させていただくサービスです。