R@bitFlow事例 複合機連携 オンデマンド印刷で業務改善

全国に営業拠点を持つ同社では、新製品情報に関する約款、販促物など各営業拠点に配布するドキュメントに膨大な量の紙を費やしていました。またその紙情報の各拠点への配送やドキュメント管理にかかるコストも増大していました。そのため配送や管理にかかるコスト削減と業務の効率化へ取り組む必要があり、リコーの複合機を活用したオンデマンド印刷ソリューションを導入しました。
同社は、必要な時に必要なだけ最新の情報を出力できるオンデマンド印刷を導入し、ドキュメントの電子化、文書の集中管理（版管理、在庫管理）の効率化、配送コストの削減を実現しています。

同社は全国にある営業所に、約款やカタログなどを、法改定されたり新製品が発売されたりする都度、最新の紙情報を送付しています。
送付物は、本社で作成され配送拠点へ送られ、そこから各営業所に送られます。そのため送付物にかかる配送コストが増大しており、コスト削減のための対策が求められていました。また急なドキュメント改定・配布が必要な場合には、「配送準備（印刷）・配送拠点への配送・各営業拠点への配送など」いくつものプロセスを経なくてはならなく、最新情報の配布に時間がかかっていました。
また各営業所では、本社からの紙情報送付が頻繁にあり、古くなった文書や使わなくなった文書も多く、廃棄処分するだけでも一苦労でした。送付される紙情報の管理業務や保管にかかるコストの削減、業務の効率化へ取り組む必要がありました。

各営業拠点等に配布するドキュメントを電子化しネットワーク共有することで、必要なときに必要な部数だけ印刷・活用する環境を構築しました。

[ 導入の狙い ]

1. ドキュメントの配送コスト、保管コスト、廃棄コストの削減
2. 常に最新版のドキュメントが出力できる環境の構築
3. 緊急のドキュメント改訂の迅速な配布・共有

オンデマンド印刷環境の構築には、文書管理・印刷サーバーの導入が必要です。
同社では、この文書管理・印刷サーバーに、リコーの文書管理・ワークフローのプラットフォーム「R@bitFlow」を導入しました。
R@bitFlowでは、版管理機能として文書の公開期限を設定し、常に最新のものを提供する環境を構築しています。

オンデマンド印刷を行う複合機には、「機器ブラウザ」と呼ばれる簡易Webブラウザをオプション導入し、文書管理サーバーに接続します。利用者は、複合機のパネル上から印刷文書を検索して印刷することで、必要な文書をオンデマンドにて入手できます。（図3参照）

R@bitFlowは、リコーグループが培った業務文書管理ノウハウを盛り込んだ機能を標準装備しています。
詳細は、以下よりご確認ください。

• R@bitFlowの機能

同社は、ドキュメントの電子化とオンデマンド印刷を導入することにより、約款やカタログなどを営業拠点まで配送する必要なくなり、配送に掛かるコストの削減を実現しました。
本社では、送付したいドキュメントを文書管理システム上へ公開するだけで、各営業所に共有されようになり業務の効率化を図れました。（図4参照）
また営業拠点では、必要なものを必要なときに必要な部数だけ印刷できるようになり、紙情報の在庫管理や保管にかかるコストを格段に削減できました。
さらにこれまで手間のかかっていた版管理も、文書管理サーバーによる公開期間の設定により、適切な運用管理が行われ、営業拠点での業務を軽減できました

同社は、これまで紙で出力していた100種類以上の紙情報を電子化してペーパーレス化を実現しました。これをきっかけに同社では、紙使用量削減の啓蒙活動を実施し、従業員の意識改善にも取り組んでいます。
今後システムの適用範囲を広げ、従来紙として残していた契約書や社内の帳票類についても電子化を進め、さらなる紙の削減と業務の効率化を画策しています。

*記載されている会社名及び製品名は各社の商標または登録商標です。