R@bitFlowで専門知識がなくても申請業務のシステム化を実現

同社では、承認業務の効率化と申請書類にかかわるコスト削減を実現するため、紙ベースの申請書を見直し、社内に点在するワークフローを統合化するシステムの導入を検討していました。システム選定の条件としては、プログラミング知識がない現場の担当者でも申請システムが構築できるワークフローツールであることが重要なポイントでした。
同社は、プログラミングレスで申請書や承認経路が作成できるリコーのワークフローソリューション「R@bitFlow」を導入し、100を超える申請業務をシステム化し、業務の効率化を実現しています。

同社では、紙ベースでの申請業務の見直し、ワークフローシステムの導入を検討していました。紙ベースでの申請では、原本保管に掛かるスペースの増大、履歴追跡や検索に時間が掛かるなどの問題が発生していました。
ワークフローシステムに切り替えることで、ペーパーレス化によるコスト削減と申請業務の標準化・文書回付のスピードアップなど業務効率化を図ることを狙いとしました。
また、社内で利用している申請業務は100を越えており、それらを情報システム部門のみでシステム化することは不可能でした。そのためシステム化にあたっては、現場担当者自身でデジタル化できることがツール選定の条件となりました。
さらに申請書は全社員が利用するため、画面操作がわかりやすく、操作教育が不要であることもツール選択のポイントとなりました。

同社では社内の情報共有基盤としてMicrosoft Office SharePoint Server 2007（以下Moss）を導入し、文書管理システムを構築しています。そのため文章管理はMOSSで行い、起票や承認履歴の管理をR@bitFlowで処理し、起票した文書データをMOSSに渡せるようにR@bitFlowとMOSSを連携させたシステムを構築しています。
R@bitFlowは、MOSSとの連携実績を多く持ち、その親和性も実証されています。

「R@bitFlowを導入して、狙い通りの効果を得ることができました。」
「現場担当者が申請書画面などの構築や運用管理を行えることで現場に即した業務フローが整備でき、紙ベースから電子化へストレス無く運用を切り替えることできました。」とR@bitFlowの導入効果を評価いただいています。
また「今までの紙ベースの申請業務では、履歴を追うのは難しく、検索性といったことは期待できませんでした。システム化したことで、欲しい情報を必要な時に検索し活用することが容易になりました。」と業務の効率化を実感いただいています。
ワークフローシステムの対象業務が広がるにつれ、グループ企業との連携業務なども対象にすることを検討されており、今後も利用者数が増えていくことが見込まれています。
さらに、「現行の紙ベースの申請書を単純にシステムに移行するのではなく、画面や承認経路を工夫し、統合していくことにより、さらに使い勝手も向上するのではないか」と更なる申請業務の効率化に向け、画策されています。