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社外ファイル交換システム

リコーではLotusNotes/Dominoをグループ全体のコミュニケーションインフラとして十数年にわたり活用しています。グループ会社の中では多くのアプリケーションが開発され、多岐にわたる業務に活用されています。ここでは、特に活用度の高いアプリケーションを紹介します。今回は、社外ファイル交換システムを紹介します。

社外ファイル交換システム

社外ファイル交換システムは、大容量ファイルをメール以外の手段で社外に送付するシステムです。
Notesの仕組みを利用して、セキュアで簡単に取引先・得意先に大容量ファイルを送付することができます。

課題／困りごと

一般的に大容量ファイルを社外に送付する際、以下のような困りごとがあります。

メールシステムの送信メール容量制限などで、大容量ファイルをそのまま送信できず、ファイルの分割送信などで手間がかかる。
USBメモリーやCD-ROM等の外部記憶媒体を利用すると、媒体紛失による情報漏えいのリスクがある。
無料のファイル交換サービスサイトなどを利用するのは会社で禁止されている。

Notesのメールを利用している企業では、メールデータベースの容量制限や送信メール容量制限を行なっているケースが多く見られます。理由は、サーバーの安定稼働やディスク資源の有効活用、および送信先への配慮が挙げられます。
送付対象のファイルサイズが大きくなりすぎた時、ファイルの圧縮や画像データの縮小など｢ファイルサイズを小さくする｣努力が必要になります。それでも送信メール容量制限をクリアすることができない場合は、ファイルを分割して複数のメールで送付することになり非常に手間がかかります。
また、USBメモリーやCD-ROMなどの外部記憶媒体を利用してのファイルの受け渡しは、媒体自体の紛失が懸念され、実際紛失による情報漏えい事故も少なくありません。
他の解決手段として、無料のファイル交換サービスサイトを利用する方法もありますが、データを他サイトに預けることを、情報セキュリティの観点から、会社によっては禁止している場合も少なくありません。

システム概要

Notesを活用した社外ファイル交換システムは、2つのDominoサーバーを利用し、大容量ファイルを外部に送付します。社内のネットワーク内と、受信者がアクセス可能な社外ネットワーク上にそれぞれDominoサーバーを配置します。
社内と社外のDominoサーバーは、ファイアウォール越しにDominoサーバーの定期複製にてデータを社内から社外へ複製します。受信者はAnonymousで社外のDominoサーバーにアクセスします。その際に、システム内部で生成されたアカウント、パスワードにより社外ファイル交換システムにてパスワード認証を行ない、セキュリティを確保します。
主な機能は以下になります。