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Notesマイグレーションの課題と解決策

 
システムのマイグレーションを計画する際に、検討されるテーマのなかで

同じ製品を新バージョンにマイグレーションするのか他製品に移行するのか

という点があります。
Lotus Notes/Dominoのマイグレーションを考える場合にも多くのお客様で検討され、実際にご相談いただいたくことも多くあります。
そこで、
  • マイグレーションを検討する時にどのような点を考慮すべきか
  • Notes継続利用の想定される課題と対応策
をまとめました。

Notesマイグレーションの検討項目

  1. 製品の機能比較
    Notesの機能と他のグループウェアの機能対比では、単純な機能の対比に加えて、運用保守性・他システムとの連携親和性なども含めて比較する必要があります。
    また要件を満たさない場合、個別のカスタマイズが可能かどうか、また追加費用の有無までを含めます。
  2. ネットワーク構成
    Notesクライアントとサーバーの組み合わせで利用する場合は、サーバーの用途（メール用・アプリケーション用・DB用）に応じて負荷分散・冗長構成の設計を柔軟に行うことが出来ましたが、web系システムへ移行する場合はサーバーに対するトラフィックが集中するので、サーバーの負荷分散・冗長化目的でのロードバランサ導入を含むネットワーク構成の見直し・再構築を検討する必要があります。
  3. データ移行費用
    Lotus Notes/Domino上には業務アプリケーションと文書データが蓄積されていますが、それらを他システムに移行する場合の
    • パッケージもしくは個別開発アプリケーションの選定
    • 開発/カスタマイズ/導入・設定費用
    • データコンバート費用
    • 保守費用
    などを算出します。
    もう一つの選択肢として、データ移行には莫大な費用がかかるため、データ移行を行わずに過去のデータ参照用としてLotus Notes/Dominoを並行稼動するケースもあります。しかし、二つのシステムを利用するのは二重のシステム管理コストが掛かるだけでなく、ユーザー部門のオペレーション負荷が大きく、業務効率の低下を招く恐れがあります。この選択肢については綿密に考えなければいけません。
  4. 他システムとの連携
    基幹システムなど他のシステムとの連携を行っている場合は、新システムでも他システムとの連携を機能要件に含めます。Lotus Notes/Dominoでは他システム連携をLEI/DECS等で行っているケースが多いのですが、それに替わるデータ変換・連携ツールの検討が必要です。
  5. セキュリティ
    Webシステムでは、本人操作の証跡はID・パスワードの入力に依存されます。
    Notesクライアントで運用している場合は、IDファイルを本人証明に有効に活用できましたが、Webシステムで稟議書など本人操作の証跡を残すことが要件となるシステムを新規に構築する場合、お客様のセキュリティポリシーによってはICカード認証などの追加本人証明手段を構築する必要性が出てきます。
  6. 移行先のグループウェアでは実現できない機能の棚卸
    エンドユーザー側のユーザーインターフェースや操作に関する機能とその代替手段の棚卸、代替手段が無い場合実現できないことによる業務・操作への影響を明確化する必要があります。
  7. ユーザー・管理者の教育・エンドユーザーからの問い合わせに対する体制
    ユーザー教育・社内サポートに要する負荷は意外と見落とされがちですが、想定した利用効果を得るためには最も重要な項目です。バージョンアップと違い、他システムに移行した場合はクライアントPC側のユーザーインターフェースが大きく異なるので社内サポートを的確に行うための管理者教育およびユーザーへの教育が必要です。
    また、社内サポートに要する負荷が一時的に激増するため、ユーザーからの問い合わせに対する準備・体制を周到に用意する必要があります。
  8. 運用に当たって検討するべきこと
    Notesの優れている点に開発の容易性があげられます。全社レベルに渡る仕組みは情報システム部門などが開発・運用管理する一方、部門レベルの業務担当者が自分の業務改善のツールとして軽易なデータベースを開発し、部門で管理運営するというケースも見られます。後者の利用ケースがNotesの特長であり、他のシステムとの違いです。いわゆるエンドユーザーコンピューティングが進んでいた組織では、この点も検討項目に入れる必要があります。
  9. カスタマイズ/開発
    開発は自社でできるのか、パートナーに委託するのか基本的な方針を決めます。自社開発の場合は、開発スキル習得できる機会（研修会など）はどの程度提供されているのか、またパートナーへの委託を考える場合は、継続的に付き合えるパートナー候補などを検討する必要があります。
  10. 新グループウェアの移行(切り替え)方法
    新システムへ移行する場合は、全てのアプリケーション（DB）を調査し、移行対象を選定します。既に述べたように、部門利用のアプリケーションが切り捨てられないよう、調査は漏れなく計画的に行う必要があります。
チェックポイント
機能比較・全体的な機能比較
・他システムとの連携親和性
・個別カスタマイズの可否と費用
ネットワーク構成・ネットワーク構成の見直し、改修
データ移行費用・他システムに移行する場合
　1.パッケージもしくは個別開発アプリケーションの選定
　2.開発/カスタマイズ/導入・設定費用
　3.データコンバート費用
　4.保守費用
他システム連携・LEIなどに代わる連携ツールの選定
セキュリティ・本人認証のための仕組
・ディレクトリサービスとの連携
移行先のグループウェアでは実現できない機能の棚卸・ユーザーインタフェースや操作機能の代替手段
教育・管理者教育
・ユーザー教育
・新システム立ち上げ時の問合わせ対応の体制
運用体制・エンドユーザーコンピューティングが現実的に可能か
カスタマイズ/開発・開発者の確保
他グループウェアへの移行(切り替え)方法・移行対象アプリケーションの選定
以上、主なる点をあげました。他にも導入企業／組織固有の課題も含めて検討し、費用、作業負荷、期間を明確にし、投資効果を計ると良いと思います。

Notes継続の課題と対応策

Notesをマイグレーションして継続利用する場合に、多くの企業で課題としている点の一つに「管理者、技術者不足による運用負荷の増大」があります。
Lotus Notes/Dominoを安定稼動させる為のシステム運用・管理スキルを有した人材の確保は悩ましい問題です。運用・管理者育成に要する時間・教育費用などの投資と、自社での運用・管理ノウハウの習得・蓄積に時間が掛かるので、すぐに人材を手配・確保できるという訳ではありません。
「システム担当者が退職した」、「これまでの担当者が現場から離れ、現場にDominoを管理できる担当者が少なくなった」など運用管理にかかる負荷が増大しているという話を聞きます。
他にもシステム運用・管理スキルを有した人材の減少により、例えば以下のようなことが課題になってしまうこともあります。
  • 増加するDBへ適切な管理ができなくなってきた
  • DominoDirectoryとActiveDirectoryとの連携が出来ず、人事異動等への対応に掛かる担当者の負荷増大（ユーザー管理が煩雑になり対応できない）
これらの課題については、どの企業も抱えている問題であり、いくつかの解決策が提供されています。
一つは、Notes自身の機能アップによる運用負荷軽減です。
さらに、例えば増加するDBの管理にはDB鮮度サーチ、ユーザー管理にはID Adminなどがあります。また運用管理の負荷を軽減するため、Lotus Dominoサーバーの管理をアウトソーシングすることも出来ます。
Lotus Notesは今年でリリースされてから20年を迎えた、いわば枯れたシステムです。多くの人の手により不具合などが検証・修正され、テクノロジーの進化に併せて様々な機能が追加されています。ユーザー側でも運用スキル・ノウハウが大量に蓄積されてきました。自社にとっての困り事でも、世の中には解決するためのノウハウが蓄積されています。リコーグループも蓄積されたノウハウをお客様の課題解決にお役に立てるよう、お客様の環境に合わせた提案を常に実践しています。

最後に

Lotus Notesの特長の1つであるユーザーによる簡易DB開発（エンドユーザーコンピューティング）は、業務の構造化・効率化を推進してきました。DBには、様々な業務を効率化するノウハウが存在し、グループウェアに蓄積された様々な情報・アプリケーションは貴重な“資産”です。
マイグレーションを検討する際には、「費用・期間・作業負荷」に加えて、「今までに蓄積された“資産”を活かす」ことも考慮し、自社にとって最も効果を発揮する情報共有基盤を選択することが重要だと思います。
※Lotus及びLotus Notes,Lotus Dominoは、IBM社の米国及びその他の国における登録商標です。

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