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Lotus Notes/Domino 8　新コラボレーション機能

 

Lotus Notes/Domino 8がもたらす統合クライアント環境

もはやメールだけじゃない。Lotus Notesでここまでできる新コミュニケーション環境

Lotus Notes/Domino 8のコミュニケーション強化機能のポイントと、ユーザーへの新たなメリットを紹介します。
特に機能が強化された3つのポイントについて解説します。
3つのコミュニケーション強化機能
  1. メール回収機能
  2. リアルコミュニケーションとサイドバー
  3. コラボレーション履歴の表示

１．メール回収機能：誤送信してしまったメールはすみやかに「回収」

「メールを本来送るべき宛先と別の人に送ってしまった」
「メールを送ったあとに内容に間違いがあることに気付いた」
といったメール誤送信は、ビジネスにてメールを利用するうえでは、避けられないものです。
これまでのメール利用では、（ビジネスマナー的な側面ももちろんありますが）メールを誤送信してしまったあとはお詫びと訂正のメールを送る等、間違い訂正の為の追加での作業が必要となっていました。
Lotus Notes/Domino 8では、送信してしまったメールが誤送信であったと気付いた場合、ユーザー自身の操作で「回収」し、メールを送る前の状態へと戻すことのできる機能が追加されています。
また、メールを受信した人が対象のメールを読んでしまった場合は、送信者からの「回収」を無効にするという設定も可能です。

メール回収のメリット

送信者は、誤りを訂正できるチャンスを得たことにより、誤送信先を含めて二重・三重の訂正の為のやりとりが発生するのを防ぐことができます。

２．リアルタイムコミュニケーションとサイドバー

Lotus Notes 8では、リアルタイムコミュニケーションの入り口となるユーザーの状況確認リスト「Sametime連絡先」が、新たな機能「サイドバー」として利用できるようになりました。
メールは非同期型のコミュニケーションツールの、送信者より投げかけた内容への反応がすぐに必要な場合も、返答タイミングがいつになるのかわからないという欠点があります。
ビジネス上のコミュニケーションでは、相手の反応がすぐに欲しい場合、メールという体裁にまとめるまでもなく、もしその場に相手がいるとすれば直接会話で済んでしまうような気軽なコミュニケーションを離れた場所と取りたい場合があると思います。「サイドバー」は気軽なコミュニケーションを可能にします。
リアルタイムコミュニケーションツール「Lotus Sametime」との連係はLotus Notes/Domino 6.5よりLotus Notesの基本機能として実装されています。

Sametime連絡先のサイドバー表示のメリット

相手の状況にあった適切なコミュニケーション手段を選択できるため、情報タイムリーかつ確実に伝えることができます。
「Sametime連絡先」は通常画面の右端に小さなアイコンの形で最小化されています。メールやほかのLotus Notesアプリケーション（データベース）などでメインの作業を行いながら、必要が生じたときに最小化されたアイコンをクリックしてリストを呼び出します。相手の状況を確認したうえで、適切なコミュニケーション手段（内線電話をかける、チャットをする、不在の場合はメールで送信する等）を選択することが可能となります。
また、チャットでの相手とのやりとりはメールとあわせて保存しておくことが可能です。後から検索して、内容の確認や再利用へとつなげていくことができます。
他にもサイドバーには、RSSリーダーや一日分のスケジュールを表示するカレンダーを標準機能として実装しています。
サイドバーにて補助的に使うアプリケーションをJavaで開発し、Lotus Notesクライアントの利用者に対して配布することもできるようになっています。
サイドバーのイメージ図
赤く囲まれた部分がサイドバー

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３．「人」を軸にやりとりの検索ができる「コラボレーション履歴の表示」

Lotus Notes 8では、クライアントがユーザーごとのやりとりの履歴を記録しています。メールのユーザー名やSametimeのコンタクトリストから、その人との「コラボレーション履歴」をまとめて表示することができるようになりました。
Lotus Notes/Dominoで社内のコミュニケーションを取られている方は、メールだけでなくディスカッション（掲示板）、文書ライブラリ、そしてSametimeと、Lotus Notesクライアント上で様々なアプリケーションを用いられているかと思います。
Lotus Notesアプリケーション（データベース）は全文検索を得意としているので、どのアプリケーションでコミュニケーションしたのかがわかる場合は、目的とする情報にたどり着きやすいのですが、やりとりした人（ユーザー）しかわからない場合は、検索しづらいのが実状でした。コラボレーション履歴はこの問題を解決しました。

コラボレーション履歴の表示メリット

特定のユーザーとのやりの履歴をまとめて閲覧できるため、情報を探す作業が格段に早くばります。
相手の名前を頼りに情報を探すことはビジネスシーンで多く遭遇します。「コラボレーション履歴」で作業効率が促進できます。
コラボレーション履歴のイメージ図
赤く囲まれた部分がコラボレーション履歴一覧

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次回：「Lotus Notesアプリケーション（データベース）利用を越えた統合クライアントとしてのLotus Notes 8」

今回はコミュニケーション関連の機能を中心にLotus Notes 8での強化点とユーザーメリットについて解説いたしました。
Lotus Notes 8では、他にもワークスペース/ブックマーク上でのアプリケーション（データベース）へのリンクを名前から横断的に検索する機能やYahoo、GoogleとのWeb検索連携、Googleデスクトップとの連携機能等が実装されており、必要な情報は最小限の検索窓からスムーズに検索できるよう工夫がなされています。
詳しいLotus Notes8の強化機能は、弊社営業か下記の資料請求よりお問合せください。
次回は、Lotus Notesアプリケーション（データベース）利用を越えた「統合クライアントとしてのLotus Notes 8」について、その利用例やメリットを解説させていただく予定です。

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